Kõne üle interneti

Nii nagu enamus muud elektroonilist suhtlust on kolinud internetti, ähvardab seda teha ka kogu telefonindus. Esiteks on see odavam ja teiseks – võimalusi on võrreldes saja-aastase tavatelefonivõrguga tohutult rohkem.

IP telefon on seade, mis kasutab Voice over IP ehk VoIP tehnoloogiat selleks, et tavalise ehk PSTN telefonivõrgu asemel liigutada kõne üle interneti. On olemas nii tarkvarapõhiseid telefone (Softphones) ning spetsiaalselt selle tehnoloogia jaoks ehitatud telefoniseadmeid, mis näevad välja täpselt samasugused nagu tavalised traadiga või traadita telefonid. Üks peamiseid põhjuseid, miks seda tehnoloogiat kasutatakse, on madalam helistamistasu. Helistades teisele IP telefonile ei tule maksta tavalise telefonivõrgu kasutamise eest, vaid kõne edastamiseks kasutatakse internetti.

IP telefonide võimalused ning eelised

Internetitelefonidel on tavaliste telefonide ees eeliseks uurem funktsionaalsus –kui analoogtelefonide võimalused piirduvad telefonikeskjaama pakutavaga, siis IP-telefonide võimalused on praktiliselt lõpmatud. Lisaks tüüpilistele rakendustele nagu kõne suunamine, konverentsekõne, automaatvastaja, kõnepost jm saab IP-telefonidega veel kasutada ise loodud rakendusi ja programme.

• XML rakendused – Suure, värvilise ja puutetundliku ekraaniga telefoniga saab jälgida näiteks börsiinfot, ilmaennustust või mõnda muud olulist informatsiooni, mida kasutaja tööks vajab. See info võidakse kokku koguda Internetist ja näidata siis ekraanil nagu veebilehitsejas.
• Kõnepost –  Juhul, kui teil ei ole hetkel võimalik sissetulevat kõnet vastu võtta, saab helistaja jätta teate teie kõneposti. Kõik teated salvestatakse kesksesse seadmesse ning hiljem on oma telefonilt võimalik salvestatud teateid lihtsalt kuulata. Samuti on võimalik salvestada ka oma tervitustekst kõneposti jaoks – see mängitakse helistajale vahetult enne kõneposti salvestamise alustamist.  Kõnepostist on võimalik teated saada kõneposti helistades, e-mailiga või kuulata läbi veebirakenduste.
• Automaatne juhendaja (auto attendant) – sissetuleva kõne puhul saab helistaja ise valida, kellele ta kõne suunatakse, kasutades selleks ettemääratud valikuid. Nende valikute selgitamiseks salvestatakse keskseadmesse tekst, mis siis sissetuleva kõne puhul helistajale ette mängitakse, näiteks: “Eestikeelseks teenindamiseks valige 1…”
• Aadressiraamat – seda kasutatakse üldiselt mobiiltelefonides ning e-maili rakendustes. IP-telefonide lahendusse on aadressiraamat nii sisse ehitatud, mida on võimalik ühendada näiteks Outlookiga. Keskseade haldab iga telefoni aadressiraamatut – seega kõik teie kontaktid, mida te lauatelefonis kasutate, on salvestatud keskseadmesse ning pole vaja muretseda nende kaotsimineku pärast. Samuti on võimalik luua ettevõttesisene üldine aadressiraamat, mis on kättesaadav kõigile telefonidele.
• Kõnehaldus – kõne ei pea enam alustama tavalisel meetodil. Outlookist, Wordist ja teistest rakendustest on võimalik kõne alustada ühe nupuvajutusega. Vastatud, vastamata ja tehtud kõned on nähtavad ka arvutis.
• Asukohast sõltumatus kontoris – IP-telefonides liiguvad kõnepaketid sarnaselt andmesidepakettidele. Tänu sellele ei pea IP-telefon olema otse telefonikeskjaamaga ühendatud. Liikudes oma telefoniga ühest punktist teise jäävad kasutajaseaded ja number samaks. Ennast teiste telefoni sisse logides on võimalik number ja seaded endaga kaasa võtta.
• Asukohast sõltumatus igal pool – sarnaselt liikumisvabadusega kohtvõrgus ehk kontoris on IP-telefon võimalik kontorist välja viia. Üle turvalise VPN kanali on võimalik edastada lisaks andmetele ka heli. Nii saab ettevõtte telefonivõrku kasutada nii kodust kui ka teisest maailma otsast.
• Vähem juhtmeid –Igasse töökohta läheb IP-telefoniga vaid üks võrgujuhe, mis ühendatakse telefoniga ja sealt edasi arvutiga. Eraldi telefonikaablit ei ole tarvis.
• Tsentraliseertud haldus – Omades mitut harukontorit, piisab ühest telefonikeskjaamast. Harukontoreid saab ühendada üle VPN kanali ning kõik kõned läbivad peakontori.

Kus IP-telefone kasutada?

IP-telefone võib kasutada iga suurustega ettevõtetes. Tüüpilisemad kasutajad on pangad, riigiasutused, meditsiiniettevõtted jne. Praktiliselt kõik suuremad ettevõtted saavad IP telefonide rakendamisest olulist kasu.  Siiski on olemas valdkondi, kus IP-telefonide kasutamine annab veel suuremaid eeliseid tavatelefonide ees. Näieks kõnekeskus – lisaks keerukale kõnehaldusele vajavad kõnekeskused ka kõnede salvestamist. Ühe võimalik arengusuund on kõnekeskuse töötajatel ka kodust tööd teha. Nii võiksid isikud, kellel liikumine piiratud (lapseootel naised, liikumispuudega inimesed) samuti ennast rakendada.

Keskseade – Internet ja telefon ühes

IP-telefonivõrgu ja sisevõrgu jaoks on võimalik kasutada ühte kesket haldusseadet, mis kombineerib kõik väikeettevõtte võrguressursid kompaktselt ühtsesse seadmesse – kõne, andmeside, kõnepost, automaatvastaja, video, võrgu turvalisus ning traadita võrk. Samuti on võimalik keskseadet ühildada kliendihaldusprogrammidega (CRM).

Järgnevalt on välja toodud keskseadme võimalikud omadused Cisco UC520 näitel:

• Telefonikeskjaam – on võimeline haldama kuni 50 lauatelefoni.
• Integreeritud kõnepost
• Automaatne juhendaja (auto attendant)
• Telefoniraamat
• WiFi tugi – IP-telefone on keskseadmega võimalik ühendada, kasutades selleks ka traadita võrku. Võimalik on kasutada juba ettevõttes olemasolevat WiFi võrku või lasta keskseadmel luua ise traadita võrk IP-telefonidele.
• VPNi turvakanali tugi
• Mobiiltelefoni ühendamine – Juhul, kui teil on kasutusel sobiv telefon (näiteks vastava toega Nokia N-seeria telefon), siis saab kontorisse tulles oma mobiiltelefon ümber lülitada kontori võrku. Teie kõned hakkavad minema läbi keskseadme ning teil on võimalik helistada samas telefonivõrgus asuvatele numbritele tasuta, kuna teie kõne ei lähe avalikku telefonivõrku, vaid liigub ainult internetis.
• XML rakenduste tugi
• Videokõned – Ühendades sobiva IP kaamera on võimalik kasutada ka videokõnede võimalust.
• CRM tarkvaraga ühendamine – Cisco UC520 seadet on võimalik ühendada Microsoft CRM ning Salesforce.com tarkvaraga. See suurendab oluliselt müügitöötajate efektiivsust ning annab kasutajale võimaluse saada oluliselt paremat statistikat kliendisuhtluse kohta – kõnede toimumised salvestatakse automaatsel CRM tarkvarasse koos kestuse ning kasutaja lisatud kommentaaridega.

IP-telefonide valik

Sarnaselt mobiiltelefonidele on ka IP-telefonide valik suur ja lai. Alustades lihtsast telefonist, mille väikesele ekraanile peale sissehelistaja numbri midagi ära ei mahu kuni tipp-funktsionaalsusega mudelini, mis lisaks suurele värvilisele ja puutetundlikule ekraanile toetavad ka erinevate rakenduste jooksutamist.

Olles harjunud tavatelefoniga, kus peale „klahvistiku“ on veel mõned mäluklahvid ja üherealine sissehelistaja numbrinäit, tundub IP-telefon väga keerukana. Peale mõningat harjumist hakkab telefon juba koduseks saama ning esialgu keerulistena tundunud funktsioonid harjumuspäraseks. Personaalselt minule kui müügiinimesele on väga mugav telefoniraamatu kasutus ning pikk vastamata, valitud ja vastatud kõnede ajalugu.

Positiivne on ka see, et IP-telefoniga kõneposti jäetud teade kahe silma vahele küll jääda ei saa. Peale teate saabumist hakkab telefonil punane tuli põlema ning enne ära ei kustu, kui kõik teated kuulatud.